Lastenhefte in schnörkelloser Klarheit

Mit klaren Anforderungen tut der Mechatronik-Produktmanager sich selbst und allen Unternehmensabteilungen einen großen Gefallen. Warum? Lesen Sie weiter.

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Als Produktmanager habe ich zig Lastenhefte in Prosa geschrieben. Jedes Mal fiel es mir schwer, dabei die richtigen Worte zu finden. Zudem folgten nach der Erstellung endlose Diskussionen, bis alle Beteiligten dasselbe verstanden haben und die Inhalte somit klar waren. Und beim nächsten Projekt begann das Spiel von vorne. Selten entsprach das Produkt am Ende dann meinen Vorstellungen.

Durch Zufall kam ich mit der Methode „Anforderungsmanagement“ in Kontakt. Das bedeutete kurze Sätze mit klarer Herkunft und eindeutigen Aussagen. Nicht so schön wie meine Prosa, aber dennoch. Schnell probierte ich die Methode aus. Mit dem Ergebnis: Meine Aussagen sind plötzlich verständlich, die anschließenden Diskussionen kürzer und fruchtbarer. Alle Beteiligten sind effektiver und entspannter. Beim nächsten Projekt konnte ich meine bereits erstellten Anforderungen erneut verwenden und musste sie nur für den aktuellen Fall anpassen. So spare ich jetzt viel Zeit, die ich für andere wichtige Dinge nutzen kann.

Warum eigentlich Anforderungsmanagement?

Die Methode „Anforderungsmanagement“ wurde entworfen, um Produkte interdisziplinär zu entwickeln und dabei ein gemeinsames Verständnis über das entstehende System innerhalb des Teams zu haben. Was das Anforderungsmanagement aus meiner Sicht für einen Produktmanager sehr interessant macht, ist die Tatsache, dass es nicht nur für das Produkt an sich geeignet ist, sondern auch für alle anderen begleitenden Prozesse, wie Erstellung Vertriebsdokumentation, Roll-Out-Planung mit der Fertigung etc. – auch wenn es sich um den globalen Launch eines weniger komplexen Produktes, wie zum Beispiel einen Hammer, handelt. Der globale Launch ist schließlich komplex genug. In einigen Branchen ist die Methode bereits vorgeschrieben (z.B. Medizintechnik, Automotive) – und immer mehr Unternehmen nutzen sie, denn ihre Vorteile zahlen sich schnell aus.

4 gute Gründe für Afos

Obwohl jetzt niemand mehr meine wunderschöne Produktmanager-Prosa liest, habe ich meine „Afos“, wie ich sie nenne, nun liebgewonnen und arbeite nicht mehr ohne sie. Aber warum werden Anforderungen überhaupt besser verstanden als Prosatexte? Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • Während in Prosatexten ein Satz oft mehrere Sachverhalte zusammenfasst, werden Anforderungen granular formuliert. Sprich: Eine Anforderung enthält genau einen Sachverhalt. Der häufige Versuch, Abhängigkeiten von verschiedenen Aspekten in einem Satz darzustellen, entfällt. Das kann die Entwicklung später über eine Datenbank realisieren. Kurze Sätze sind für alle verständlicher und die Verantwortlichkeiten der Beteiligten sind besser zuzuordnen.
  • Jeder versteht die Anforderungen, da sie in natürlicher Sprache geschrieben werden.
  • Anforderungen werden von allen Beteiligten als kleiner Vertrag verstanden.
  • Anforderungen zu gewünschten Funktionen können einzeln getestet werden und machen so den Erfolg für alle Beteiligten und deren Beitrag sichtbar.

Die oben genannten Gründe leuchten doch ein, oder? Aber wie startet der Produktmanager nun in die Welt der Anforderungen?

Leichter Einstieg

ProduktmanagerInnen [PM] sitzen glücklicherweise am Anfang der Produktentwicklung. Daher ist ihr Aufwand für die Pflege eines Anforderungsbestandes für sie recht gering. Eine lokal gepflegte Excel-Tabelle reicht als Einstieg. Darin kann jeder PM sofort mit seinem Afo-Bestand loslegen und ihn auf Dienstreisen pflegen. Ein unschlagbarer Vorteil.

Das wichtigste Werkzeug des PM ist der gesunde Menschenverstand – auch bei Afos. Beliebt ist außerdem die Wortschablone. Ein wenig gewöhnungsbedürftig, aber sie hilft ungemein bei der Erstellung von hochwertigen Afos. Unter „Anforderungsschablone“ zeigt Google viele Treffer zu sehr guten Anleitungen, die einen Einstieg in die Thematik erleichtern.

Spätestens zu Projektbeginn muss man dann auf ein professionelles Anforderungs-Tool umsteigen –mit Datenbankfunktion und der Möglichkeit, Zusammenhänge richtig darzustellen. Für die Projektdurchführung reichen Excel-Listen bei weitem nicht aus. Doch umsonst sind diese nicht, denn alle professionellen Anforderungs-Tools können problemlos Excel- oder CSV-Listen importieren. Ich verspreche: Die Entwicklung wird von der Idee begeistert sein und sich freiwillig um das richtige Afo-Tool kümmern. Dort ist das Afo-Management, sprich die Pflege und Fortschreibung, in sehr guten Händen.

Denken in Funktionen statt in Lösungen

Beschreibt der PM die erwartete Funktion statt einer Lösung, vermeidet er weitere Missverständnisse. Obendrein verbessern sich durch die klare Formulierung von Funktionen die Chancen, dass die Entwicklung tatsächlich einen innovativen Ansatz zur Umsetzung liefert – der den Wettbewerb in den Regen stellt (siehe dazu auch unseren Newsletter „Industrie 4.0 mit PM-Denke 1.0?“).

Kunden fordern meistens Lösungen, die ihnen bekannt sind. Der PM muss dann seine analytischen Fähigkeiten und Soft Skills einsetzen, um das wirkliche Bedürfnis hinter dem Kundenwunsch zu erkennen und so die richtigen Anforderungen formulieren zu können. Dieses Dilemma beschreibt ein Zitat von Henry Ford am besten: „Hätte ich meine Kunden gefragt, was sie wollen, hätten sie schnellere Pferde gesagt.“. Henry Ford hat aber genauer hingehört und eine Lösung für das eigentliche Bedürfnis nach besserer Mobilität geliefert: Das berühmte Ford Modell T, die Tin Lizzy.

Bei der Erstellung eines Lastenheftes muss ein besonderer Fokus auf Schnittstellen und Rahmenbedingungen aller Art gelegt werden: Um die Nutzung des neuen Produktes im geplanten Umfeld überhaupt zu ermöglichen, ist nämlich die präzise Erfüllung dieser Vorgaben unumgänglich. Da ist kein Spielraum für Interpretationen. Schnittstellen, Protokolle, Regularien, Klimabedingungen usw. – nichts darf vergessen werden. Mein Tipp: Legen Sie einen separaten Anforderungsbestand für die Rahmenbedingungen in bestimmten Anwendungsbereichen an. Beispiele: „Lebensmittelherstellung USA“ oder „Medizinische Geräte – Indien“.

Die Qual der Wahl

Im Gegensatz zum Prosatext bilden einzelne Afos auch die Möglichkeit zum Priorisieren und Bewerten. Natürlich möchten wir PMs immer alles zu 100 Prozent – nur müssen wir im realen Leben leider Kompromisse schließen. Was schön zu haben wäre oder was zwingend erforderlich ist – all dies kann und sollte der PM aus der Marktperspektive vorher festlegen. Für den Start genügen die Unterscheidungen in „Kritisch, Muss, Soll, Kann“. Das Entwicklungsteam lernt so, was wichtig ist und kann seine Ressourcen entsprechend einteilen.

Kritisch
Die Forderung ist ein Key-Feature / USP des neuen Produktes. Die Erfüllung ist für den Markterfolg unverzichtbar und eine Nichterfüllung stellt ein Abbruchkriterium für das Projekt dar.

Muss

Die Forderung prägt den Wesenskern des Systems. Bei Nichterfüllung ist das Projekt auf eine erfolgreiche Umsetzung zu prüfen.

Soll

Die Forderung stellt ein notwendiges Merkmal zur Optimierung des Produktes dar. Bei Nichterfüllung ist der Einfluss auf den Markterfolg zu prüfen und die folgende Entscheidung zu dokumentieren.

Kann

Die Forderung stellt ein Merkmal zur Optimierung dar. Die Nichterfüllung hat geringen Einfluss auf den Markterfolg.

Die Quelle der Afos

Eine gute Afo enthält auch immer deren Herkunft. Wer oder was fordert da etwas? Ein Nutzer, ein angrenzendes System oder eine Vorschrift? Damit die Afos nicht aussehen wie aus der Luft gegriffen, sollte sich der PM angewöhnen, Herkunft und Quelle der Afo zu nennen. Mir ist es oft genug passiert, dass ich vergessen habe, woher die Afo eigentlich kam. Ist die Quelle bekannt, werden auch gezielte Rückfragen möglich. Änderungen an der Quelle der Afos (z.B. Gesetze) lassen sich leichter verfolgen. Und Produkttests werden zielgerichteter.

Alles klar? Oder doch besser ein Glossar?

Der Produktmanager ist gut beraten wenn er die verwendeten Begriffe mit allen Beteiligten klärt und einem Glossar festlegt. Wer es nicht glaubt: Mit dem einfachen Beispielbegriff „Liefertermin“ kann jeder PM erste Erfahrungen beim Definieren eines Glossarbegriffs sammeln. Es reicht, wenn er dafür unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen fragt. Hier wird nämlich jede etwas anderes antworten.

Übrigens: Über die einzig richtige Interpretation der Glossarbegriffe entscheidet im Zweifelsfall immer der Kunde und nicht der Chef.

Appetit bekommen?

Wer mehr wissen will, dem empfehle ich „Business Analysis und Requirements Engineering: Produkte und Prozesse nachhaltig verbessern“ von Peter Hruschka. Strukturiert und dennoch kurzweilig und oft humorvoll geschrieben, macht es den Einstieg in das Anforderungsmanagement sehr leicht. Viele Best-Practice-Beispiele und Erfahrungsberichte tragen zum Verständnis bei und helfen, Anfängerfehler zu vermeiden. Gleichzeitig ist es eine Lehrbuch-Vorbereitung auf die Prüfungen nach IREB. IREB, das International Requirements Engineering Board, ist eine weltweite Non-Profit-Organisation, die sich dem Anforderungsmanagement verschrieben hat. Mehr Informationen und eine Übersicht über die zertifizierten Anbieter von Requirements-Trainings finden Sie unter https://www.ireb.org/de.

Unsere Erfahrung mit Anforderungen

Die Methode „Anforderungsmanagement“ ist vergleichsweise einfach und bringt dennoch tiefgreifende Veränderungen für das Unternehmen mit. In einigen Industrien ist sie bereits vorgeschriebener Standard, um der galoppierenden Komplexität Herr zu werden und kritische, technische Systeme sicher zu gestalten. Die Ingenieure in der Entwicklung sind in der Regel schnell zu überzeugen und lieben die Afos bereits nach kurzer Zeit. Auch andere Abteilungen, die am Produkterfolg direkt mitarbeiten, können gut mit Afos arbeiten. Der Produktmanager darf sich daher nicht nur auf die Anforderungen der Endnutzer des technischen Systems konzentrieren. Um den Erfolg im Markt zu garantieren, sollten z.B. auch die Afos der Vertriebswege für Vertriebsmaterialien aufgenommen werden. Nicht zuletzt helfen Afos dem PM bei der Differenzierung der unterschiedlichen Produkte seines Portfolios.

Ich hoffe, ich habe jetzt genug Appetit auf diese Methode gemacht und Sie können es nicht erwarten, sie auszuprobieren. Nur Mut. Ich bin mir sicher: Will ein Unternehmen in der Mechatronik – und mit ihm der PM – wachsen, führt kein Weg mehr am Anforderungsmanagement vorbei.

Im nächsten Newsletter…

… beschreiben wir die Vorteile des Anforderungsmanagements für die integrative Planung von Vertrieb, Logistik, Service und Marktkommunikation als einen Mosaikstein zum Produkterfolg.

Der Autor

Jörg Siedel ist mit Leib und Seele Berater für Produktmanagement. Er schult die interdisziplinären Teams seiner Kunden im Kampf gegen Komplexität und für Produkte, die Kunden begeistern.

Sein Handwerk hat der Autor in mehreren Unternehmen der Mechatronik erlernt. Mit ganzem Herzen arbeitet er für seine Kunden aus dem Mittelstand an der Schnittstelle zwischen Technik, Endkunde und Vertrieb.

Sie haben noch Fragen zu den unterschiedlichen Denkweisen?
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Dann kontaktieren Sie mich
unter 0561 9979 5595
oder via jsiedel@pbm-siedel.de
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